Guild rules



Unofficial translation


1 Name, domicile, purpose and languages

1§ Name and domicile

The name of the association is Data Guild ry. In these rules the Data Guild ry will be referred to as the Guild. The domicile of the guild is Espoo.

2§ Purpose and activities of the guild

The purpose of the guild is to unify the students of the Aalto University School of Science Data Science program students and advocate the interests of the Data Science students in the School of Science and masters students in data science programs and university level, and inspire them to follow occupational and societal questions. 

To fulfill its purpose the guild may:

  1. organize meetings, parties, study trips and trips for fun;
  2. organize events and info sessions related to the school, questions related to school politics and societal questions;
  3. take care of publicity within the guild;
  4. help new members get to know the school and the atmosphere of the school and help tackle problems in the beginning of studies;
  5. keep in contact with trade unions and companies of the field and old members of the guild;
  6. to convey material related to studies to the members of the guild without seeking profit;
  7. keep in contact and cooperate with the Aalto University Student Union (AYY), Aalto University, the School of Science, the department of Computer Science, department of Math and System analysis, trade unions of the field, companies, and other stakeholders.


3§ Financial support for activities

To support its activities the guild may organize social evenings, raffles, sales of work, events for fun, educational events and other comparable events, practice publishing activities related to its cause, receive donations and wills. In addition it collects a membership fee.

The guild may own movables and fixed assets necessary to its activities.

4§ The languages of the guild

The official language of the guild is Finnish. The operating language of the guild is English.

2 Members and Fees

5§ Members

The guild can have actual members, outer members, supporting members, honorary members and association members.

Any AYY member that is interested in the Guild’s activities may be accepted as an actual member for the guild.

Any member interested in the guild activities that cannot be accepted as an actual member may be accepted as an outer member. 

Any person or any legal entity that supports the guild activities may be accepted as a supporting member.

Any association whose rules and purpose are aligned with the guild spirit  and do not break the guild rules in any way may be accepted as an association member. 

The guild meeting can invite an honorary member, that is especially commendable in guild activities or otherwise significantly worked to advanced its goals, with a three fourths of votes cast majority.

The proposal to invite an honorary member is done by the board, but ten (10) guild members also have a right to do so.

The guild may have at most ten (10) honorary members at one time.

6§ List of members

The guild is obliged to maintain a current list of members. Members are obliged to inform the guild of changes to their name,  domicile or email.

7§ Membership fees

Members are obliged to pay a yearly membership fee to the guild, the size of which is determined by the annual guild meeting. The membership fee may be different for different member groups. Honorary members do not have to pay the membership fee.

8§ Resigning from the guild

A member can resign at any time by notifying the chair, board or the association meeting. 

The board may consider a member to have resigned if they have not paid their overdue membership fee within two months.

9§ Expulsion of a member

The board may expel a member who does not that is no longer a member of AYY, or that has grossly acted against the purpose of the guild. In this case the decision of expulsion must be be delivered on paper to the expelled member, or by email to a member that has informed the guild of their email address, without delay.

10§ Making a complaint about the decision of expulsion

The expelled member may request that the matter is re-addressed in the association meeting and a three fourths of votes majority is needed to confirm the expulsion. The request must be made within one month of the decision of the board and it must be addressed in the next guild meeting, but in 60 days of submitting the complaint the latest. 

3 Guild meetings 

11§ Guild meetings

Guild meetings are the annual meeting, election meeting and additional meetings.

12§ Annual meeting

The annual meeting must be held during February or March and at least the following matters must be discussed:

  • annual report from the previous year;
  • account report and financial statements;
  • statement from operations inspectors;
  • confirmation of the financial statements;
  • discharge of liability to those who have been responsible for the administration of the association in the previous year
  • plan of action prepared by the board for the ongoing term;
  • budget prepared by the board for the ongoing term;
  • the amount of membership fee for the next academic year.

13§ Election meeting

The election meeting must be held in October or November and at least the following matters must be addressed:

  • selecting the chairperson of the board, and other board members for the following term;
  • selecting people for other guild roles for the following term;
  • selecting operations inspectors and their personal deputies for the following term;
  • Selecting the guild “oltermanni”.

The guild “oltermanni” is chosen from amongst the Aalto-university teachers for one year at a time for communication between the guild an the school.

14§ Additional meetings

An additional meeting is held when the board feels there is a need for it or when at least a tenth of the guild’s members entitled to vote or ten members entitled to vote request it from the board for a specific matter that is expressed in writing. The meeting must be held within 14 days of the board receiving the request, however outside of the academic year it must be held within 30 days of receiving the request.

15§ Rights in guild meetings

All members have a right to be present at guild meetings. Actual members are eligible to vote. Other members have the right to speak and make proposals.

With the decision of the meeting a person that is not a member of the guild may be given the right to be present and to speak.

16§ Decision-making

Unless stated otherwise in these rules, the decisions in guild meetings are done with and absolute majority of votes. In the case that votes are divided equally, the chairperson of the meeting settles the vote. However, in elections the vote is settled by drawing lots.

17§ Convening the meeting

The time and place of the meeting and the agenda of the meeting must be mentioned in the meeting invitation. The meeting invitation must be posted on guild’s email list least 7 days before the meeting, or at least 14 days before the meeting outside of Aalto University academic year. 

18§ Quorum

The meeting has quorum if it has been convened correctly and is held in the capital region.

19§ Agenda

The agenda of the meeting is the agenda that was mentioned in the meeting invitation. The meeting may also deal with issues that are deemed urgent with a ⅚ majority. 

When dealing with changing the rules of the guild, electoral system and election rules, the selection or expulsion of board members or operations inspectors, confirmation of financial statements and discharge of liability, or other matters in yhdistyslaki 23§, it must be mentioned in the meeting invitation.

20§ Expulsion of a board member or committee member

For a justified reason the meeting may relieve a board member or a committee member of their duties during their term. There must be a mention of this in the meeting invitation. There must be a ¾ majority of votes to relieve the board or a member of the board of their duties. 

4 Board

21§ Board

The guild’s matters are handled by the board which is chosen for one calendar year at a time.

The board must consist of a chairperson, and 2-11 other members.

Only actual members of the guild are eligible to run for the chairperson of the guild. 

22§ Duties of the board

The duties of the board include:

  • Lead the guild’s activities
  • Prepare the agenda for guild meetings and execute the decisions made in the meetings
  • Take care of the guild’s finances and property
  • Make decisions about accepting new members
  • Make a proposal of the guild’s plan of action, budget, annual report and financial statements
  • Oversee the activities of committees and committee members
  • Convene the guild meeting when needed
  • Represent the guild.


23§ Members of the board

The chairperson of the board convenes the board meetings and facilitates them, convenes the guild meetings and oversees that the guild activities adhere to the guild rules. 

The board names a vice chairperson amongst themselves. The vice chairperson takes care of the chair duties if the chairperson cannot. The vice chairman must be an actual member of the guild.  

24§ Board meetings

The board meetings have quorum when the meetings have been informed of in a way that has been agreed by the board and at least half of the members, and at least the chairperson or vice chair are present. 

Decisions are made with an absolute majority of votes. In the case that votes are split equally, the chairperson has the deciding vote, in elections, however, in elections the vote is settled by drawing lots.

25§ Signing on behalf of the guild

The name of the association is signed  by the chairperson or the vice chairperson together with another board member.

The board has the right to grant permission to sign alone to an actual member.

5 Committee members and committees

26§ Founding, terms, and taking part in activities

The guild meeting and the guild board may appoint committees and committee members that operate under the guild. When doing this the length of the term must be set, and it can be until the end of the term of the board at most. 

6 Administration and finances

27§ Term and accounting period

The term and accounting period of the guild are a calendar year. 

28§ Operations inspectors

The guild’s finances and administration are supervised by the operations inspectors. The board must give the financial statements with necessary documents and plan of action to the operations inspector at the latest 21 days before the annual meeting. Accounts must be given for inspection also at other times if requested.

The operations inspectors must give a written report of the inspection of the guild’s administration and accounts addressed to the guild’s annual meeting at least 14 days before the annual meeting.

7 Other provisions

29§ Guild’s symbols and logo

The guild meeting decides about the guild symbols, logos and the official notice board.

30§ Rule amendment

Decisions on rule amendments are made in two consecutive Guild meetings, which must be held at least seven (7) days apart. In order to make the decision, the three-fourths majority of the votes cast is required in both meetings. The amendment must be mentioned in the invitation to the meeting.

The proposal for an amendment can be made by the board, 1/10 of the guild’s actual members or 10 guild’s actual members given in writing to the board. A proposal made by actual members must be addressed in the next guild meeting.

31§ Dissolution of the Guild

Decisions on the dissolution of the Guild are made in two consecutive association meetings, which must be held at least thirty days apart. In order to make the decision, the three-fourths majority of the votes cast is required in both meetings. The motion of dissolution must be mentioned in the invitation to the meeting.

When the Guild is dissolved or discontinued, its funds are transferred to Aalto University Student Union to be used for a cause consistent with the second article of there rules or this is impossible to support AYY’s activities. 

32§ Entering into force of rule amendments of dissolution

A rule amendment of decision of dissolution enters into force when it has been entered into the association register.


33§ Matters not stated in these rules

Unless otherwise stated in these rules, the association law is followed.



1 Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

1§ Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Data Guild ry. Näissä säännöissä siitä käytetään nimitystä kilta. Killan kotipaikka on Espoon kaupunki.

2§ Killan tarkoitus ja toiminta

Killan tarkoituksena on yhdistää Aalto-yliopiston Perustieteiden korkeakoulun Data Science -koulutusohjelman opiskelijoita ja maisteritasolla data science -ohjelmissa opiskelevia, ajaa heidän opiskeluun liittyviä etujaan korkeakoulussa ja yliopistotasolla sekä innostaa heitä seuraamaan ammatillisia ja yhteiskunnallisia kysymyksiä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi kilta voi:

  1. järjestää kokouksia, juhlia, opinto- ja huviretkiä;
  2. järjestää opintoihin, korkeakouluun, korkeakoulupoliittisiin ja yhteiskunnallisiin kysymyksiin liittyviä opinto- ja tiedotustilaisuuksia;
  3. hoitaa killan sisäistä tiedotustoimintaa;
  4. auttaa uusia jäseniään perehtymään korkeakouluun ja sen ilmapiiriin sekä selviytymään opintojen alkuvaiheessa ilmenevistä ongelmista;
  5. pitää yhteyttä alan ammatillisiin järjestöihin ja yrityksiin sekä killan vanhoihin jäseniin;
  6. välittää voittoa tavoittelematta opintoihin liittyvää materiaalia jäsenistölle;
  7. pitää yhteyttä ja toimia yhteistyössä Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY), Aalto-yliopiston, Perustieteiden korkeakoulun, Tietotekniikan laitoksen, Matematiikan ja systeemianalyysin laitoksen, alan ammatillisten järjestöjen, yritysten sekä muiden sidosryhmien kanssa.

3§ Toiminnan tukeminen

Toimintansa tukemiseksi kilta voi järjestää illanviettoja, arpajaisia, myyjäisiä, huvitilaisuuksia ja koulutustilaisuuksia sekä muita niihin verrattavia tapahtumia, harjoittaa tarkoitukseensa liittyvää julkaisutoimintaa, vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja. Lisäksi se kerää jäsenmaksuja.

Kilta voi omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta.

4§ Killan kielet

Killan virallinen kieli on suomi. Killan toimintakieli on englanti.

2 Jäsenet ja maksut

5§ Jäsenet

Killan jäseniä ovat varsinaiset, ulko-, kannatus-, kunnia- ja yhdistysjäsenet.

Killan varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen killan toiminnasta kiinnostunut AYY:n jäsen.

Killan ulkojäseneksi voidaan hyväksyä killan toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei voida hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi.

Killan kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä killan toimintaa tukeva henkilö tai oikeustoimikelpoinen yhteisö.

Yhdistysjäseneksi voidaan valita toinen rekisteröity yhdistys, jonka säännöt ja toimintatarkoitus ovat killan hengen mukaisia, eivätkä miltään osalta riko killan sääntöjä.

Killan kunniajäseneksi voi killan kokous kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistöllä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut killan toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä.

Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus, mutta myös kymmenen (10) killan jäsentä käsittävällä ryhmällä on siihen oikeus.

Killalla voi samanaikaisesti olla korkeintaan kymmenen (10) kunniajäsentä.

6§ Jäsenluettelo

Killan on pidettävä kaikista jäsenistään jäsenluetteloa. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan killalle kotipaikkaansa, nimeensä ja sähköpostiosoitteeseensa kohdistuvista muutoksista.

7§ Jäsenmaksut

Jäsenet ovat velvollisia suorittamaan lukuvuosittain killalle jäsenmaksun, jonka suuruuden erikseen kullekin jäsenryhmälle määrää killan vuosikokous. Jäsenmaksuvelvollisuutta ei kuitenkaan ole kunniajäsenillä.

8§ Killasta eroaminen

Jäsen voi erota killasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti killan hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisesta killan kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi, mikäli hän ei ole kahden kuukauden kuluessa suorittanut erääntynyttä jäsenmaksuaan.

9§ Killasta erottaminen

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei enää ole AYY:n jäsen tai joka on törkeästi toiminut vastoin killan tarkoitusta. Tällöin erottamispäätös on toimitettava kirjallisena tai sähköpostitse erotetulle jäsenelle, joka on ilmoittanut killalle sähköpostiosoitteensa.

10§ Erottamispäätöksestä valittaminen

Erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä killan kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistöllä. Valitus on toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä kun jäsen on saanut erottamispäätöksestä tiedon ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa killan kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä.

3 Killan kokoukset

11§ Killan kokoukset

Killan kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset.

12§ Vuosikokous

Vuosikokous on pidettävä helmi- tai maaliskuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

  • toimintakertomus edelliseltä vuodelta;
  • tilikertomus ja tilinpäätös;
  • toiminnantarkastajien lausunto;
  • tilinpäätöksen hyväksyminen;
  • vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille;
  • hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle;
  • hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle;
  • killan jäsenmaksujen suuruus seuraavaksi lukuvuodeksi.

13§ Vaalikokous

Vaalikokous on pidettävä loka- tai marraskuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

  • hallituksen puheenjohtajan, sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi;
  • killan muiden toimihenkilöiden valinta seuraavaksi toimikaudeksi;
  • kahden toiminnantarkastajan ja heidän henkilökohtaisten varamiestensä valinta seuraavaksi toimikaudeksi;
  • killan oltermannin valinta.

Oltermanni valitaan Aalto-yliopiston opettajiston keskuudesta yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan killan ja korkeakoulun välistä yhteydenpitoa varten.

14§ Ylimääräiset kokoukset

Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) killan äänioikeutetuista jäsenistä tai kymmenen (10) killan äänioikeutettua jäsentä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä viimeistään neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa siitä, kun hallitus on saanut vaatimuksen tietoonsa, Aalto-yliopiston lukukausien ulkopuolella kuitenkin viimeistään kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun hallitus on saanut vaatimuksen tietoonsa.

15§ Oikeudet killan kokouksissa

Killan kokouksissa on läsnäolo-oikeus kaikilla killan jäsenillä. Varsinaisilla jäsenillä on äänioikeus. Muilla jäsenillä on puhe- ja esitysoikeus.

Kokouksen päätöksellä voidaan myös kiltaan kuulumattomalle myöntää läsnäolo-oikeus sekä puheoikeus.

16§ Päätöksenteko

Ellei näissä säännöissä toisin määrätä, päätökset killan kokouksessa tehdään ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten jakautuessa tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

17§ Koolle kutsuminen

Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Se on julkaistava killan sähköpostilistalla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta, Aalto-yliopiston lukukausien ulkopuolella kuitenkin vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta.

18§ Päätösvaltaisuus

Kokous on päätösvaltainen, jos se on laillisesti koolle kutsuttu ja pidetään Suomen pääkaupunkiseudulla.

19§ Käsiteltävät asiat

Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous julistaa kiireelliseksi viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä.

Käsiteltäessä killan sääntöjen muuttamista, vaalitapaa ja -järjestystä, hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä, killan purkamista tai muuta yhdistyslain 23§:ssä mainittua asiaa on asiasta mainittava kokouskutsussa.

20§ Hallituksen jäsenen tai toimihenkilön erottaminen

Kokous voi perustellusta syystä vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön kesken toimikauttaan. Tästä on oltava maininta kokouskutsussa. Vapautettaessa hallitus tai sen jäsen tehtävistään on päätöksen synnyttävä kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistöllä.

4 Hallitus

21§ Hallitus

Killan asioita hoitaa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus.

Hallitukseen on kuuluttava puheenjohtaja sekä kahdesta yhteentoista  (2-11) muuta jäsentä.

Vain killan varsinaiset jäsenet ovat vaalikelpoisia killan hallituksen puheenjohtajaksi.

22§ Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtäviin kuuluu:

  • johtaa killan toimintaa;
  • valmistella killan kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset;
  • hoitaa killan taloutta ja omaisuutta;
  • päättää jäseneksi hyväksymisestä;
  • laatia ehdotus killan toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi;
  • valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa;
  • kutsua killan kokoukset koolle tarpeen vaatiessa;
  • edustaa kiltaa.

23§ Hallituksen jäsenet

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä, kutsuu koolle killan kokoukset sekä valvoo, että killan toiminta on sääntöjen mukaista.

Hallitus nimeää keskuudestaan varapuheenjohtajan. Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt. Varapuheenjohtajan tulee olla killan varsinainen jäsen.

24§ Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on vähintään puolet hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä.

Päätökset tehdään ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Jos äänet jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

Mikäli hallituksessa on kolme jäsentä, kaikkien hallituksen jäsenten tulee olla paikalla, jotta kokous on päätösvaltainen.

25§ Killan nimenkirjoittajat

Killan nimen kirjoittaa kaksi hallituksen jäsentä yhdessä. Näistä toisen on oltava hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.

Hallitus voi oikeuttaa killan varsinaisen jäsenen kirjoittamaan nimen yksin.

5 Toimihenkilöt ja toimikunnat

26§ Asettaminen, toimikausi ja toimintaan osallistuminen

Toimikuntia, jotka toimivat hallituksen alaisena ja toimihenkilöitä voivat asettaa killan kokous ja hallitus. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, kuitenkin enintään hallituksen toimikauden loppuun.

6 Hallinto ja talous

27§ Toimi- ja tilikausi

Killan toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

28§ Toiminnantarkastajat

Killan taloudenhoitoa ja hallintoa valvovat toiminnantarkastajat. Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä toimintakertomus toiminnantarkastajille viimeistään kaksikymmentäyksi (21) vuorokautta ennen vuosikokousta. Tilit on annettava tarkistettavaksi muutenkin pyydettäessä.

Toiminnantarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen, killan vuosikokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan killan hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen vuosikokousta.

7 Erityisiä määräyksiä

29§ Killan tunnukset ja merkit

Killan tunnuksista, merkeistä ja virallisesta ilmoitustaulusta päättää killan kokous.

30§ Sääntöjen muuttaminen

Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä killan kokouksessa, joiden väli on vähintään seitsemän (7) vuorokautta. Muutosesitys on mainittava kokouskutsussa.

Muutosesityksen voi tehdä hallitus, yksi kymmenesosa (1/10) killan varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) killan varsinaista jäsentä kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on käsiteltävä seuraavassa killan kokouksessa.

31§ Killan purkautuminen

Kilta purkautuu, jos kilta tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa.

Killan purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat AYY:lle käytettäväksi näiden sääntöjen 2. pykälän mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa mahdotonta AYY:n toiminnan tukemiseen.

32§ Sääntömuutoksen tai purkautumisen voimaantulo

Sääntömuutos tai purkautumispäätös tulee voimaan, kun se on merkitty yhdistysrekisteriin.

33§ Säännöissä määräämättömät asiat

Ellei näissä säännöissä toisin määrätä noudatetaan soveltuvin osin yhdistyslakia.

Data protection


Privacy statement – Member register

This privacy statement complies with the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Creation date 7.5.2019, latest update 6.1.2022.


1 Controller of the register

Data Guild ry

Vaasankatu 10 as 707


2 Person in charge of the register


Aaron Wallasvaara


3 Name of the register

Data Guild Member Register


4 Legal basis and the purpose of gathering personal information

The basis for gathering personal information, complying with the EU GDPR, is the legitimate interest of the controller of the register. The purpose of gathering personal information is the maintenance of a member register, required by the Associations Act (503/1989), and keeping the contact information of the members of the guild up to date.


5 Information in the register

The register will contain the following information

  • Full name
  • Municipality of residence
  • AYY membership
  • Email address
  • Mailing lists that the member belongs to

The register does not contain information of people who are not members of the guild. This information is removed immediately when membership is terminated.


6 Regular sources of information

The information in the register comes from members who join or have already joined the club via online www forms or through written forms during events.


7 Handing over information and transferring information outside of the EU or the EEA

The information in this register is not to be handed over to outside parties. The information is not to be handed over or stored outside the European Union or the European Economic Area.


8 Principles of protecting the register

The register is handled carefully. The information is stored only in electronic format, on the personal computer of the secretary. The encryption of the register is done using DG’s own encryption keys. The information is only available to authorized persons of the DG.

The controller of the register will ensure that access to the register is only limited to the appropriate individuals.


9 Right to check and request for corrections in the information

Each member who is in the register has the right to check their information that has been saved in the register and demand for corrections if any information is incorrect or missing. If the person wishes to see the information the register has on them or requests for a correction, the request must be sent to the controller of the register in writing. The controller of the register can ask the sender of the request to verify their identity. The controller of the register will answer the requesting party within the time limit specified by the GDPR (primarily within one month).


10 Retention period of the information in the register

The register shall contain information only of people who are members of DG. Persons who quit or are expelled from the guild will have their information removed from the register within a reasonable timeframe, at most within one month from the decision of expulsion or quitting.

Meeting minutes


Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.